Uma transportadora de grande porte na cidade de São Luís, fecha contratos com transportadoras de fora da capital para fazer suas entregas. Estas entregas são de diversos pesos e tamanhos. Para uma carreta sair do seu destino com suas entregas, é necessário que seja gerado um manifesto de entrega, o qual possui diversos conhecimentos (CTRC), onde esse conhecimento pode ter uma ou mais notas fiscais. É importante mencionar que cada transportadora possui seu número de conhecimento, o que quer dizer que pode ser que ao receber dois manifestos exista o mesmo número de conhecimento, diferenciando apenas a transportadora.
Quando a carreta chega pra ser descarregada, o setor operacional recebe o manifesto e insere todos os conhecimentos no sistema. Cada conhecimento possui: transportadora, numero, emissao, recepcao, nf, cnpj_remetente, doc_destinatario, peso, volume, icms, valor_frete, valor_mercadoria. Cabe ressaltar que tanto o remetente como o destinatario possui informações semelhantes, como: nome, endereco, bairro, cidade, uf, cep, complemento, fone1, fone2, email, contato entre outros.
Devido ao número de carretas que chegam na empresa e principalmente a quantidade de conhecimentos que precisam ser digitados objetivando gerar posteriormente o romaneio de entrega, a transportadora tem uma rotina de importação de conhecimentos em parceria com algumas transportadoras, o que agiliza o processo da empresa, pois ao invés de inserir, um a um, o sistema apenas faz a leitura de todos os conhecimentos e insere no sistema.
Para que a transportadora faça as entregas das mercadoria que chegou na empresa, é necessário que se gere um romaneio de entrega, onde será gerado automaticamente o número do romaneio e a data do mesmo. O operador informará o motorista, a placa, os entregadores. Após isso, ele lançará todos os conhecimentos que farão parte desse romaneio, indicando a transportadora, CTRC.
Antes do motorista sair para fazer as entregas, ele recebe um romaneio assinado pelo conferente com todos os conhecimentos que ele entregará, e ao retornar ele assina esse documento para prestação de contas.
Como a maior parte dos conhecimentos são entregues, a empresa possui uma rotina onde o operador apenas digita o número do romaneio e confirma a baixa de todos os conhecimentos presentes. Mas, uma vez por outra, acontece de um ou outro conhecimento não ser entregue. Quando isso acontece, o operador entra numa rotina de devolução de conhecimento, onde ele informará tanto o número do romaneio, como a transportadora e o número do conhecimento devolvido. Além disso, ele informará o tipo da devolução, que pode ser: endereço não encontrado, pedido não realizado, frete não pago, entre outros.
A empresa possui uma rotina de pagamento chamada de RPA, onde para cada RPA inserido é informado as receitas que compõem este RPA e as despesas do mesmo gerando um saldo líquido. Quando esse saldo é maior que zero, o operador informará se o pagamento será feito em: dinheiro, cheque ou dinheiro+cheque.
Quando o pagamento é feito apenas em dinheiro, o operador escolhe a conta corrente e ao confirmar a inserção do RPA, o sistema lança automaticamente uma saída no fluxo de caixa da empresa. Quando o pagamento é feito apenas em cheque, o operador terá que lançar todos os dados do cheque: banco, agencia, conta_corrente, numero. Ao confirmar a inserção da RPA, o sistema lança esse cheque automaticamente no Contas a Pagar, onde o mesmo só será baixado após a compensação do mesmo na conta corrente da empresa. Caso a RPA seja paga com dinheiro e cheque, acontecerá os lançamentos das rotinas acima mencionada.
Como toda empresa, a mesma possui um financeiro composto de Contas a Pagar, Contas a Receber , Fluxo de Caixa, Plano de Contas e Contas Corrente. Como a empresa recebe suas receitas das transportadoras, fica evidente que as transportadoras são Clientes da empresa. No caso dos motoristas, funcionários, prestadores de serviços e outros, podemos classificá-los como Fornecedores.
Com o objetivo de controlar as despesas e receitas por transportadora, foi inserido no sistema da transportadora um módulo chamado Centro de Custo, onde o financeiro poderá detalhar tanto os recebimentos como os pagamentos por transportadora, possibilitando uma visão geral ao diretor da empresa da vida financeira da sua empresa por transportadora.
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