Uma distribuidora de medicamentos revende seus produtos para empresas públicas e privadas. Para vender para as empresas públicas, ela participa nas licitações as quais ela tem poder de concorrência. Todavia, não basta apenas querer participar nas licitações, mas precisa está com toda documentação em dia para poder participar do certame.
Para vender para as empresas privadas, ela faz um levantamento da vida financeira do seu prospectivo cliente, através de softwares especializados. Uma vez que obtém a certidão negativa de débito do cliente, ela começa a atender esse novo cliente.
Para realizar a venda, é necessário que o faturamento da empresa obtenha todos os dados necessários do cliente, como: cnpj, ie, nome, endereco, bairro, cidade, uf, cep, complemento, fone1, fone2, email, contato entre outros.
Uma vez cadastrado o cliente, será informado os produtos com suas respectivas quantidades, podendo o mesmo ser vendido pela unidade interna e externa. Nesse momento, a quantidade do produto lançado, será reservado automaticamente, impossibilitando que o mesmo seja vendido novamente.
Uma vez lançados todos os produtos, o sistema automaticamente totaliza o pedido e o faturamento informará quem foi o vendedor que atendeu o cliente, qual a forma de pagamento (dinheiro, cheque a vista, cheque pré-datado, boleto). Além disso, informa-se também o número de parcelas e o intervalo de dias entre essas parcelas.
Após finalizada a venda, o faturamento libera o pedido, onde o sistema automaticamente gerará a nota fiscal eletrônica e baixará o estoque da empresa, subtraindo a respectiva quantidade tanto da Reserva como do Estoque. Nesse momento será inserido um registro no Contas a Receber da empresa, com os dados referentes ao pedido, que servirá para prestação de contas.
Para cada produto liberado no pedido é inserido um registro na movimentação de estoque, onde será informado o tipo da movimentação (SV), o favorecido (cliente), produto, qtd, valor unitário, valor total, lote, validade.
Como toda empresa, ela possui o Contas a Receber e Contas a Pagar. Para o lançamento no Contas à Pagar é necessário que inicialmente seja cadastrado um Fornecedor. Caso o mesmo já esteja cadastrado, o colaborador do financeiro apenas lançará os dados referentes a nota a ser paga, como documento, cod_fornecedor, emissao, vencto, valor.
Uma vez que uma conta é paga, ou recebida, ela automaticamente cai no Fluxo de Caixa da empresa, com seu respectivo Plano de Conta, possibilitando que o Financeiro da empresa possa acompanhar o saldo da conta corrente a qual foi baixada. O Plano de Contas servirá para totalizar as receitas e despesas da empresa, isto é, agrupará as receitas e despesas, possibilitando uma visão geral da vida financeira da organização.
